Просмотров: 6857

Расширяем возможности Gmail


Думаю, большинство читателей согласится, что Google Gmail – ведущий международный почтовый сервис, который запросто может оставить позади по своим возможностям даже лучшие платные почтовые службы мира. С появлением Gmail появился новый стандарт качества и возможностей, связанных с электронной почтой, но как это часто случается – предела совершенству нет. Поэтому сегодня мы обзорно рассмотрим ведущие сторонние сервисы, существенно расширяющие возможности Gmail, выводя его на новый, недосягаемый для конкурентов уровень!

Расширенный поиск

CloudMagic – это специализированный сервис поиска в почте Gmail и Google Docs, выполненный в виде расширений для Firefox и Google Chrome. CloudMagic утверждает, что их поиск работает даже быстрее, чем встроенный поиск от самой Google, ну, а что касается возможностей поиска – тот тут CloudMagic неоспоримый лидер. Это решение полностью бесплатно, и что важно для многих, хранит все данные для логина на почтовый сервер Gmail локально на вашем компьютере, но не на серверах CloudMagic.

Как пример, CloudMagic позволяет осуществлять поиск не покидая открытого письма (и не открывая нового окна), существенно улучшая юзабилити при работе с почтой в Gmail. Если добавить сюда возможность полноценного полнотекстового поиска и в режиме offline, когда интернет недоступен, — то ценность этого сервиса, думаю, становится очевидна для многих.

Другой похожий сервис, Greplin, позволяет искать в ящике вашей почты Gmail, даже не логинясь в неё.  Кроме этого, Greplin может искать и в ваших акаунтах на Google Docs, LinkedIn, Facebook, Twitter, Dropbox, Evernote и во множестве других служб, — просто подключите их и единожды настройте параметры доступа ко всем используемым вами службам, и получите единую строку поиска по всей вашей личной информации. После установки плагина от сервиса, зайдя в Gmail, вы увидите, что в его стандартной строке поиска появился значок лупы в облачке, щёлкнув по которому, вы получите доступ к панели Greplin Search. По нашему мнению этот поиск лучше стандартного по многим причинам, начиная с того, что он банально работает быстрее чем нативный поиск от Google Mail, и заканчивая тем, что сервис динамической подстановки слов по мере их набора в строке поиска, работает здесь более точно, чем оригинальный механизм Google Instant.

Что касается безопасности, то имейте в виду, что для быстрого поиска Greplin требуется индексация всех писем находящихся в вашей почте, и естественно, весь этот индекс будет физически храниться за пределами вашего акаунта в Gmail – на серверах Greplin. Из недостатков сервиса следует упомянуть некоторую задержку с индексированием, которая происходит между приходом нового письма и доступностью его содержимого в поиске Greplin, которая в некоторых случаях может достигать 1–2 часа.

Расширенная осведомленность

Один из основополагающих  деловых законов гласит, что качество принимаемых решений прямо пропорционально зависит от наличия достоверной дополнительной информации по поводу принимаемого решения, и если дело касается делового общения, как в нашем случае, то важнейшим фактором для успешного ведения дел является осведомленность обо всех ваших контактах. В этом плане один из самых громких стартапов, — Rapportive, — как раз ставит перед собой задачу радикально решить эту проблему.

Во-первых, слоуган компании “make email a better place” ясно формулирует суть самого сервиса; это попытка построить на базе почтового сервиса Gmail самую настоящую CRM, c базой всей переписки и информацией о клиентах. Технически, на стороне клиента это реализуется с помощью двух плагинов (для Mozilla Firefox и Google Chrome), установив которые вы увидите, что у каждого вашего контакта из inbox появился профайл с его личными данными, куда будет автоматически собираться и удобно группироваться вся найденная о нем публичная информация в сети (как он выглядит, что пишет и думает, все найденные его анкеты и резюме и т.д.). Второй вариант включения службы – интеграция в свою почту через ёе приложение в Google Apps, что даст возможность пользоваться ею обладателям всех браузеров без исключения.

Второй аспект Rapportive – это концепция раплетов (Raplets), специальных плагинов написанных для этого сервиса, позволяющих добавлять в него новые данные из все новых источников. На данный момент написаны раплеты практически для всех ведущих социальных сетей и информационных служб, что позволяет видеть глобальную активность человека в рамках одного профайла. Таким образом, Rapportive превращает Gmail в платформу, на базе которой строится очень интересная CRM, которую можно очень гибко расширять и самостоятельно дорабатывать под свои нужды, силами сторонних разработчиков. Несмотря на свою молодость, компания Rapportive

Очень близкими аналогами Rapportive в нише Social e-mail-based CRM можно назвать проекты Etacts, Gist, Hover.me (удачное сравнение возможностей которых можно прочитать здесь), а также Xobni (слово Inbox написанное задом наперед), единственное значительное отличие последнего от Rapportive лишь в интеграции с Microsoft Outlook (хотя уже тестируется бета-версия этой системы и для Gmail), а также значительной суммой венчурного финансирования, которая приближается к $40 миллионам.

Ещё один подобный аналог для бизнеса, это Appirio PS Connect — информационная финансовая служба, которая  выполнена в виде Google Apps, и предназначена для интеграции с Gmail inbox. Используя различные механизмы определения контекста переписки служба динамически подгружает актуальную справочную финансовую информацию по всем крупным событиям, названиям проектов, профессиональным терминам, личностям, компаниям упомянутым в переписке, позволяя вам видеть больше, чем содержится в письме вашего клиента.

Расширенный менеджмент

Taskforce – молодой сервис по хранению заданий, недавно вышедший из закрытого тестирования и открывшийся в бета-версии. Остановимся здесь на нём по-подробнее, так как это явно притендент на лидерство на этом весьма тесном рынке. Он позволяет расширить функциональность Gmail по созданию задач из входящих писем. Если обратиться к первоисточнику, то добавление задачи на основе письма в Gmail происходит очень просто – пользователь нажимает на More actions – Add to Task, после чего в виджете в правой части экрана появляется соответствующая запись. Она по умолчанию названа по заголовку письма (оно к ней приложено в качестве ссылки), и ее можно отредактировать.

После добавления из виджета пользователь может назначить срок исполнения, добавить примечание. Все задачи сортируются по дате добавления, однако возможны варианты – по близости дедлайна, в обратном порядке, а также в произвольном (их можно спокойно перемещать). Все задачи также можно группировать в списки, а потом все эти списки печатать или отправлять по почте.

Минусами подобного решения являются несколько серьезных просчетов в юзабилити – окно находится строго в правом нижнем углу, а чтобы его перемещать, нужно будет его «отцепить» от интерфейса Gmail в отдельное всплывающее окно; при правке заголовков дел может случиться ситуация, когда будет задета смежная запись (то же самое при удалении); наконец, список задач является сугубо локальным, поэтому отправитель письма никогда не узнает, послужило ли его сообщение поводом для включения в список или нет, плюс не получит соответствующие уведомления о завершении исполнения.

В Taskforce все сделано намного удобнее. Пользователю нужно зарегистрировать Gmail-аккаунт на сервисе, загрузить небольшое дополнение в виде виджета для браузеров Google Chrome (и RockmeIt), Safari и Firefox, разрешить ему доступ к контактам в аккаунте Google, после чего перезапустить веб-браузер и перелогиниться в Gmail. В результате в верхнем правом углу появится небольшая панель светло-голубого цвета с тремя кнопками – списком задач, виджетом активности и добавлением самого задания. Она доступна в конкретном браузере и может работать с несколькими входами на аккаунт Gmail.

В правой части при клике на слово Taskforce открывается небольшое меню, где интересен только пункт Settings. В нем по умолчанию активны все опции. Это значит, что при конвертации письма в задачу от имени Taskforce отправителю отправляется уведомление о том, что письмо добавлено в задачу (его нет в исходящих сообщениях на Gmail) с активной ссылкой на страницу задачи (там находятся сведения о задаче, сами контакты, письма и календарные записи продолжают находиться в Gmail). Это позволяет безопасно (через HTTPS-соединение) контролировать процесс выполнения любым пользователям электронной почты.

Также при создании задачи можно выбирать несколько людей, кто будет также выполнять ее – именно для этого приложению нужен был доступ к контактам, поскольку они могут подставляться из этого списка. При нажатии на список задач может отображаться не просто обычный перечень незавершенных действий, но еще и завершенных, и отложенных с соотнесением их дедлайнов с календарной сеткой. Переключиться на эти виды можно по клику в нижний правый угол виджета на пиктограмму «глаза». При раскрытии задачи появляется удобная карточка, включающая ссылку на связанное письмо, список причастных к этому пользователей, сроки выполнения и задержки, а также комментарии.

Все эти данные загружаются в iOS-подобном интерфейсе и легко воспринимаются, в отличие от неудобной однооконной схемы в Gmail. Заметим, что виджет легко может перемещаться по всей площади экрана, клеиться к границам окна браузера, и он имеет четко фиксированный размер (чуть меньше полоски между панелью со счетчиком писем и панелью управления аккаунтом в Gmail), комфортный для восприятия информации.

В планах разработчиков значится создание мобильной версии сервиса для доступа к заданиям и со смартфонов и коммуникаторов, включение функции настройки внешнего вида виджета, поддержки перетаскивания задач, печати списка. Есть у них идеи по поводу выпуска расширения для MS Outlook, а также, возможно, и появление приложения для Opera, однако пока это не находится в приоритете создателей сервиса. В любом случае, при знании английского языка им можно написать в форум и оперативно получить ответ.

Приводим почтовый хаос в порядок

Другая категория программ, это продвинутые сортировщики входящей почты, помогающие вам справляться с входящими потоками почты. Во-первых, это OtherInbox, — после предварительной настройки он самостоятельно отделяет важное от второстепенного; во-вторых, это SaneBox, который во многом похож во всем на OtherInbox, но отличающийся от него более агрессивными стратегиями борьбы за упорядочивание входящей почты.

В продолжении темы сортировщиков, очень интересный проект реализует стартап Emailga.Me. Это разработка на стыке между психологией и IT: здесь предпринята попытка по созданию увлекательной игры для Gmail, при этом смысл игры сводится в ловкой сортировке почты, за скорость и точность которой начисляются очки (points). Кроме того, вычисляются различные коэффициенты, связывающие количество почты и вашу быстроту её обработки, по которым проводятся соревнования, как между офисами, так и за их пределами. У проекта EMailGame множество ещё не реализованных идей, главная суть которых, привнести ещё большую игровую составляющую в рутинную работу по сортировке и обработки почты, например, дать вам возможность закладывать в разные временные интервалы разную стоимость работы в очках, чтобы сделать более выгодной работу в наиболее индивидуально-сложные для вас промежутки времени, стимулируя этим свою производительность через заинтересованность.

И в заключении, хочется представить очень популярный на Западе сервис AwayFind, — достаточно сказать, что его клиентами являются такие компании как DELL, Apple, ESPN, American Red Cross и даже сама Google. Его главная суть – это дать возможность “ отвязать” вас от ежедневного мониторинга входящей почты в Gmail, при этом без риска для себя пропустить что-то важное и срочное.

Сервис позволяет сформулировать критерии срочности, после чего настроить автоматические уведомления о приходе таких писем в виде SMS, через голосовой звонок или сообщение в ваш IM, или же переслать какое-то определенное сообщение (или само письмо) на адрес другого сотрудника. Хочется отметить, что российский редиректор почты Gmail.ru предлагает очень похожую функциональность за фиксированную годовую плату всего в $3,5 (плюс плата за каждую отправленную SMS).

twitter.com facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru pikabu.ru blogger.com liveinternet.ru livejournal.ru google.com bobrdobr.ru yandex.ru del.icio.us

Подписка на обновления блога → через RSS, на e-mail, через Twitter
Теги: , , , , ,
Эта запись опубликована: Суббота, 1 октября 2011 в рубрике Обзоры.

Оставьте комментарий!

Не регистрировать/аноним

Используйте нормальные имена. Ваш комментарий будет опубликован после проверки.

Зарегистрировать/комментатор

Для регистрации укажите свой действующий email и пароль. Связка email-пароль позволяет вам комментировать и редактировать данные в вашем персональном аккаунте, такие как адрес сайта, ник и т.п. (Письмо с активацией придет в ящик, указанный при регистрации)

(обязательно)


⇑ Наверх
⇓ Вниз